Das Wissenschaftsbüro sucht ein neues Office Management!

Die IGAFA (Initiativgemeinschaft Außeruniversitärer Forschungseinrichtungen in Adlershof e.V.) ist ein gemeinnütziger Verein, dessen Ziel ist, den wissenschaftlichen Austausch der Adlershofer Institute untereinander sowie mit Universitäten und Unternehmen zu fördern. Dafür organisieren wir eine Vielzahl von Netzwerkveranstaltungen und betreiben internationale Begegnungszentren in Adlershof und Köpenick. Weitere wichtige Vorhaben sind die Vertiefung des Public Understanding of Science, die Förderung internationalen Austauschs sowie die Stärkung weiblicher Wissenschaftler.

In der Geschäftsstelle der IGAFA, dem Wissenschaftsbüro Adlershof, ist möglichst zum 15.09.2018, zunächst befristet für zwei Jahre, folgende Stelle zu besetzen:

Office Manager/in

mit 39 Stunden/Woche, Vergütung nach TVöD 6
Auch Teilzeit mit hoher Stundenzahl möglich.

Aufgabengebiet:

  • selbstständige Erledigung sämtlicher Sekretariatsaufgaben
  • Erledigung der internen und externen Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • selbstständige Planung, Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen
  • Assistenz bei der Planung und Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen
  • Unterstützung in der Betreuung von ausländischen Gastwissenschaftler/innen
  • Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung (Datev)

Anforderungsprofil:

  • berufsqualifizierender Abschluss oder gleichwertige Berufserfahrung
  • stilsichere Anwendung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Buchhaltungskenntnisse
  • sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen und möglichst Datev- und WordPress-Kenntnisse
  • eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
  • schnelle Auffassungsgabe, Belastbarkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • interkulturelle Kompetenz und Freude am Umgang mit Menschen

Das Office Management ist der Dreh- und Angelpunkt in unserem Verein. Sie bilden die Kommunikations- und Organisationsschnittstelle zwischen Instituten, Geschäftsführung, IBZ-Management und Öffentlichkeitsarbeit.

Haben Sie Interesse an einer abwechslungsreichen Arbeit in einem kleinen, freundlichen und aktiven Team, dann senden Sie bitte Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 30.08.2018 an das Wissenschaftsbüro der IGAFA e.V., Rudower Chaussee 17, 12489 Berlin oder per E-Mail an igafa@igafa.de. Bei Rückfragen wenden Sie sich gerne an Frau Vosen auch unter 030-6392-3583.